Pieczęć elektroniczna
Rozwiązanie wykorzystujące kwalifikowany certyfikat pieczęci elektronicznej, dzięki czemu dokumenty opieczętowane pieczęcią elektroniczną zachowują pełną moc prawną oraz dowodową. W tym SimplySign – jedyna na rynku, innowacyjna pieczęć elektroniczna utrzymywana w chmurze.
W ofercie Certum znajdziesz kwalifikowaną pieczęć elektroniczną na karcie kryptograficznej oraz mobilną kwalifikowaną pieczęć elektroniczną SimplySign, które pozwolą Ci bezpiecznie dokonać swojego uwierzytelnienia w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF).
Uwierzytelnij się w KSeF kwalifikowanym podpisem elektronicznym
lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną
Najczęściej zadawane pytania
W przypadku wydania kwalifikowanej pieczęci elektronicznej do KSeF, certyfikat musi zawierać numer NIP podmiotu. Brak numeru NIP uniemożliwia prawidłową identyfikację w systemie i może skutkować odrzuceniem certyfikatu przez KSeF.
System KSeF umożliwia kilka sposobów uwierzytelniania:
• Profil Zaufany (PZ) – dla osób fizycznych, w tym prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą.
• Kwalifikowany podpis elektroniczny – dla osób fizycznych, zawierający numer PESEL lub NIP.
• Kwalifikowana pieczęć elektroniczna – dla organizacji, zawierająca numer NIP.
• Token KSeF – generowany na podstawie podpisu lub pieczęci, stosowany w aplikacjach ERP i online.
• Certyfikat KSeF – wykorzystywany w aplikacjach ERP, także w trybie offline.
W przypadku podmiotów zarejestrowanych w CEIDG wystarczy kwalifikowany podpis elektroniczny osoby fizycznej zawierający PESEL lub NIP. Kwalifikowana pieczęć nie jest wymagana, lecz może okazać się pomocna w sytuacjach, gdy przedsiębiorca deleguje uprawnienia innym osobom lub pracuje w zespole.
KSeF 2.0 wprowadza szereg istotnych zmian technicznych i organizacyjnych:
• nowe API oraz Aplikację Podatnika (dostępne od lutego 2026 r.),
• obowiązek wystawiania faktur przez KSeF:
o od 1 lutego 2026 r. dla dużych przedsiębiorstw,
o od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podatników,
• nowe modele uwierzytelniania i nadawania uprawnień, w tym certyfikat do KSeF wydawany przez Ministerstwo Cyfryzacji.
W nowej wersji systemu dostępne będą następujące metody logowania:
• poprzez Aplikację Podatnika,
• z użyciem podpisu kwalifikowanego lub pieczęci kwalifikowanej,
• przy pomocy certyfikatu KSeF lub tokenu autoryzującego,
• przez nadanie uprawnień w formularzu ZAW-FA lub bezpośrednio w systemie KSeF.
Brak numeru NIP uniemożliwia prawidłową identyfikację w systemie i może skutkować odrzuceniem certyfikatu przez KSeF.
KSeF 2.0 krok po kroku
Sprawdź, jak się przygotować do obowiązkowego e-fakturowania. Znajdziesz tu podstawowe informacje, które pomogą wdrożyć system bez stresu i błędów. Dane pozyskane ze strony https://ksef.podatki.gov.pl/
Krok 1: Sprawdź, kiedy Twoja firma musi korzystać z KSeF
Od 1 lutego 2026 – obowiązek dla dużych firm (obrót > 200 mln zł).
Od 1 kwietnia 2026 – obowiązek dla pozostałych podatników VAT, w tym JDG i MŚP.
Od 1 stycznia 2027 – dla najmniejszych firm (sprzedaż dokumentowana fakturami ≤ 10 tys. zł miesięcznie).
Krok 2: Wybierz sposób korzystania z KSeF
Darmowe narzędzia MF: Aplikacja Podatnika KSeF, e-mikrofirma.
Komercyjne programy dostępne na rynku zintegrowane z KSeF 2.0.
Wybór zależy od skali działalności i liczby faktur.
Krok 3: Uzyskaj dostęp do KSeF
JDG: dostęp możliwy od razu przez profil zaufany lub podpis kwalifikowany.
Spółki: wymagane złożenie formularza ZAW-FA do urzędu skarbowego, jeśli podmiot niebędący osobą fizyczną (np. spółka) nie posiada pieczęci kwalifikowanej.
Można testować system w wersji demo.
Krok 4: Uwierzytelnij się i wygeneruj Certyfikat
Certyfikat to klucz dostępu do systemu – można go wygenerować w aplikacji MF.
Alternatywnie: użyj profilu zaufanego, podpisu kwalifikowanego lub pieczęci elektronicznej.
Krok 5: Nadaj uprawnienia
Możesz nadać dostęp do KSeF pracownikom, biuru rachunkowemu lub współpracownikom.
Uprawnienia obejmują między innymi: wystawianie faktur, przeglądanie faktur i zarządzanie uprawnieniami.
Krok 6: Przetestuj proces fakturowania
Wystaw fakturę testową w wersji testowej i przedprodukcyjnej (demo).
Sprawdź, czy dane są zgodne ze schemą KSeF (format XML).
Upewnij się, że faktura przechodzi walidację i otrzymuje UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru).
Krok 7: Dostosuj procedury w firmie
Przeszkol pracowników.
Zaktualizuj procedury sprzedaży, księgowości i obsługi klienta.
Zadbaj o integrację systemów IT (jeśli korzystasz z ERP).
Krok 8: Monitoruj zmiany i aktualizacje
Śledź komunikaty Ministerstwa Finansów.
Korzystaj z webinarów, szkoleń i materiałów edukacyjnych.
Upewnij się, że Twój system księgowy jest zgodny z najnowszą wersją KSeF 2.0.
Krok 1: Zidentyfikuj obowiązki i terminy
Sprawdź, czy Twoja firma kwalifikuje się jako duży podatnik (obrót > 200 mln zł w 2024r.).
Zapoznaj się z harmonogramem wdrożenia i wyjątkami (np. faktury B2C, OSS/IOSS, bilety).
Krok 2: Przeprowadź analizę procesów fakturowania
Zbadaj obecne procedury wystawiania, odbierania i archiwizacji faktur.
Zidentyfikuj obszary wymagające zmian, np. integrację z systemem ERP, automatyzację, walidację danych.
Krok 3: Oceń i dostosuj systemy IT
Zdecyduj czy korzystasz z komercyjnego systemu ERP czy z darmowych aplikacji MF (np. Aplikacja Podatnika KSeF).
Sprawdź czy obecne systemy finansowo-księgowe są kompatybilne z KSeF.
Zainwestuj w nowe rozwiązania lub aktualizacje, które obsługują faktury ustrukturyzowane w formacie XML.
Krok 4: Wybierz i wdroż odpowiednie oprogramowanie
Upewnij się, że system wspiera funkcje takie jak: wystawianie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych, w tym ich korekt, otrzymywanie faktur z KSeF, czy odpowiednie przenoszenie ich do ewidencji na cele rozliczeń podatkowych np. plików JPK_VAT z deklaracją.
Krok 5: Zbuduj zespół projektowy
Powołaj interdyscyplinarny zespół (księgowość, IT, sprzedaż, compliance).
Określ role i odpowiedzialności, np. administrator KSeF, osoba zarządzająca uprawnieniami.
Krok 6: Przeprowadź testy i szkolenia
Przetestuj cały proces fakturowania w środowisku testowym KSeF.
Przeszkol pracowników w zakresie dostępnych metod autoryzacji takich jak: certyfikat, token, podpis kwalifikowany, profil zaufany i obsługi systemu.
Krok 7: Skonfiguruj dostęp i uprawnienia
Złóż formularz ZAW-FA, jeśli podmiot niebędący osobą fizyczną (np. spółka) nie posiada pieczęci kwalifikowanej.
Nadaj uprawnienia pracownikom i jednostkom wewnętrznym (np. oddziałom), zgodnie z polityką bezpieczeństwa i dostępności.
Krok 8: Poinformuj kontrahentów i przygotuj komunikację
Ustal z partnerami biznesowymi sposób wymiany faktur (np. przez KSeF lub poza systemem).
Przygotuj komunikaty i instrukcje dla klientów, dostawców i biura rachunkowego.
